Blog · Control de accesos
Control de entrada en eventos: la checklist del día D
Lo que revisamos antes de abrir puertas en cualquier evento: lista cerrada, lectores probados, política de repetidos decidida y plan para las cuatro incidencias que SIEMPRE pasan.
El control de entrada de un evento no se improvisa a las puertas: se decide la víspera. Esta es la checklist que usamos nosotros — nacida de eventos reales y de sus sustos reales — para que la apertura sea un trámite y no una aventura.
La víspera
1. La lista, cerrada y una sola. Importaciones hechas, el formulario de registro con su aforo puesto, y ni un Excel paralelo circulando por WhatsApp. Si a las 23:00 llega «una lista de última hora», se importa esa noche — no se lleva impresa.
2. Los lectores, creados y probados. Una cuenta de lector por persona de puerta — no la contraseña del organizador compartida en un grupo. Cada uno entra en la app la víspera y escanea el QR de prueba. El login de treinta personas a las 8:59 del día D es el clásico evitable.
3. La política de repetidos, DECIDIDA. ¿Un QR que ya entró vuelve a aparecer? Hay dos configuraciones —avisar y que decida la azafata, o rechazar en seco— y las dos son correctas en eventos distintos. Lo incorrecto es no haberlo decidido: la puerta no es sitio para debates. Si es un evento con salidas y reentradas, actívalas y el contador de «cuántos hay dentro» será real.
4. El modo sin cobertura, comprobado IN SITU. Camina hasta la puerta física con el móvil, activa modo avión, escanea. Si valida, estás listo para el sótano, la carpa o la red saturada. La app trabaja offline y sincroniza sola; tu trabajo es haberlo visto funcionar EN tu puerta, no en el despacho.
5. La cuenta de lectores hecha con el pico, no con el total. Ochocientos asistentes en dos horas y ochocientos en veinte minutos son dos eventos distintos. Los números están medidos; haz la cuenta y añade un móvil de reserva cargado.
El día D: las cuatro incidencias que SIEMPRE pasan
«No me llegó el QR». Se busca por nombre en el panel y se reenvía al momento — o se lee directamente desde la pantalla del panel. Treinta segundos si lo has hecho una vez; pánico si es la primera.
El QR repetido. Sale el aviso previsto y se aplica la política decidida ayer. La mitad de las veces es un padre enseñando el QR del hijo desde su móvil; la otra mitad, alguien probando suerte. Por eso decide un humano informado, no una pantalla sola.
El que «viene de parte de». Sin código no hay paso, y la solución no es la discusión: es el alta exprés — se registra ahí mismo (formulario público o panel), le llega su QR y entra por el circuito normal. Legal, registrado y sin precedentes peligrosos.
La cola que crece. Un móvil más en puerta (dos minutos), y si la causa es la cobertura, ya venías validando en local del punto 4. Las colas de verdad casi nunca son del escáner: son de gente buscando su QR en el correo — cartelería previa («ten tu QR abierto») que vale más que un lector extra.
Al cerrar
Exporta el registro a Excel esa misma noche: asistencia, horas, avisos. Es el informe que el cliente espera mañana y la memoria que te dirá, en el siguiente evento, cuántos lectores poner y a qué hora llega tu pico de verdad. El panel lo guarda todo; la costumbre de mirarlo es lo que convierte cada evento en el ensayo del siguiente.