Blog · Registro de asistentes
Registro de asistentes a un evento: del Excel al QR en una tarde
Las tres vías para construir la lista de asistentes —importar, formulario público o API—, qué pedir en el alta, cómo manejar aforo y lista de espera, y el RGPD sin sustos.
El registro de asistentes es la parte del evento que se decide semanas antes de abrir puertas, y la que más consecuencias arrastra: una lista mal montada se paga en la puerta, en los informes y hasta en una inspección de protección de datos. La buena noticia: montarlo bien es una tarde de trabajo. Aquí está el mapa completo.
Las tres vías para construir la lista
1. Importar lo que ya tienes. Si las inscripciones viven en un Excel —o en el programa de gestión del que salen como Excel—, se importan directamente: cada columna a su campo, duplicados controlados, y cada fila recibe su QR personal por correo. Es la vía de colegios, colectivos y empresas con su propia base.
2. Formulario público de registro. Publicas un enlace y cada asistente se da de alta solo, con los campos que TÚ definas (nombre, DNI, empresa, talla de camiseta — seis tipos de campo, obligatorios o no, únicos o no). Con reCAPTCHA para los bots y validación en tiempo real. Al enviar, QR automático en su correo. Es la vía de jornadas, puertas abiertas y eventos con inscripción abierta.
3. Conectar tu sistema. Si las inscripciones (o los pagos) ya ocurren en tu web o tu CRM, la API de inserción da de alta a cada inscrito en el momento, con protección contra duplicados y envío opcional de la acreditación. Tu sistema manda; el control de acceso obedece.
Las tres vías conviven sin problema: importa la preinscripción, deja el formulario abierto para rezagados y conecta la pasarela para los de pago.
Qué pedir en el alta (y qué no)
La tentación es pedirlo todo. La experiencia dice lo contrario: cada campo extra reduce los registros completados. Pide lo que vayas a usar en la puerta o en el informe; lo demás, sobra. Y marca como únicos los campos que no deban repetirse (email, DNI): el formulario rechazará el duplicado en el acto, en vez de dejarte dos acreditaciones para la misma persona.
Aforo y lista de espera
Cuando el registro tiene plazas limitadas, el sistema debe hacer dos cosas y las dos automáticas: cortar los activos en el aforo y pasar el excedente a lista de espera — inscritos, avisados, con su QR inactivo hasta que se libere plaza. Nada de cerrar el formulario a mano a medianoche. Comprobamos este comportamiento con pruebas de concurrencia reales: dos altas simultáneas a plaza única no pueden colarse las dos.
El RGPD sin sustos
Tres cosas no negociables en un registro público: el enlace a tu política de privacidad en el propio formulario, el consentimiento explícito antes de enviar, y no usar los datos para nada que no anunciaras (si quieres enviarles publicidad después, casilla aparte, opcional). Los datos viven en servidores de la UE y se exportan o borran cuando el organizador quiera.
El día del evento
La lista que construiste es la misma que valida la puerta: cada QR se escanea con un móvil, con o sin cobertura, y el panel va contando en tiempo real. Después, exportas a Excel quién vino y cuándo — el cierre del círculo que empezó con aquella lista.
¿Quieres verlo con tus datos? La cuenta gratuita incluye asistentes de prueba: monta el formulario, regístrate a ti mismo y léete el QR con tu móvil. Si el circuito completo te funciona en la mesa de tu despacho, funcionará en tu evento.